Las barreras físicas deben ir acompañadas por el “filtro” de un procedimiento de acceso. Estos procedimientos determinan cuándo, cómo y quién puede acceder a cualquier parte de la oficina. El acceso a espacios privados, como llaves, información o dinero, debe ser restringido.

El método más sencillo para acceder a la oficina donde trabaja un defensor de los derechos humanos es llamando a la puerta y entrando. Mucha gente lo hace cada día. Para poder conciliar el carácter abierto de una oficina de derechos humanos con la necesidad de controlar quién quiere visitarte y por qué, necesitarás unos procesos de acceso apropiados.

Por lo general, la gente que llama a tu puerta o quiere entrar lo hace por una razón concreta. A menudo quieren preguntarte o entregarte algo, sin tener necesariamente que pedir permiso antes. Examinemos caso por caso:

• Alguien llama y pide permiso para entrar por una razón en concreto
• Alguien viene o llama haciendo preguntas
• Alguien quiere hacer entrega de un objeto o paquete
• Durante actos o fiestas
• Llevar un registro de llamadas y de visitas
• Horas extras en la oficina
• Lista de revisión: Identificar los puntos débiles de los procedimientos de acceso
• Lista de revisión: Acceso a las llaves

Alguien llama y pide permiso para entrar por una razón en concreto.

Deberías seguir tres simples pasos:

1. Pregunta por qué desea entrar. Si el/la quiere ver a alguien de la oficina, consulta a éste último. Si la persona no está presente, pídele al visitante que vuelva en otro momento o que espere fuera de la zona restringida de la oficina. Es importante utilizar las mirillas, cámaras o interfonos para evitar abrir o acercarte a la puerta, especialmente si quieres negarle la entrada a alguien o debes enfrentarte a una entrada violenta o forzosa. Por lo tanto, es bueno disponer de una sala de espera físicamente separada de la entrada interna de la oficina. Si es imprescindible disponer de una zona pública de fácil acceso, asegúrate de disponer de barreras físicas que bloqueen el acceso a las zonas restringidas de la oficina.
   Alguien podría solicitar entrar para comprobar o reparar la instalación de agua o electricidad o llevar a cabo un trabajo de mantenimiento. También podría afirmar ser un periodista, un funcionario estatal, etc. Antes de permitirles la entrada comprueba siempre su identidad con la compañía u organización a la que dicen representar. Recuerda que ni un uniforme ni una tarjeta de identificación son garantías de una identificación correcta y segura, especialmente en una situación de riesgo medio o elevado.
2. Decide si permitir o no el acceso. Una vez establecida la razón de su visita, deberás decidir si permitirle o no el acceso. El simple hecho de que alguien dé un motivo para entrar no es suficiente razón para dejarle entrar. Si no estás seguro de cuál es su encargo, no le permitas entrar.
3. Supervisa a las visitas hasta que salgan. Una vez la visita ha entrado en la oficina, asegúrate de que alguien las supervise en todo momento hasta su salida. Es conveniente disponer de una zona separada para reunirse con las visitas fuera de las zonas restringidas.
   Para cada visitante debería anotarse su nombre, organización, razón de la visita, con quien se reunieron, hora de entrada y de salida. Esta información puede ser de gran utilidad a la hora de analizar los posibles errores tras un incidente de seguridad.

Alguien viene o llama haciendo preguntas.

A pesar de lo que pueda decirte una visita o alguien por teléfono, no comuniques bajo ningún concepto la ubicación de un colega o de otra gente cercana, ni ofrezcas ningún tipo de información personal. En caso de que insistieran, diles que dejen un mensaje, que vengan, que vuelvan a llamar más tarde o que pidan una cita para quedar con la persona que desean ver.

A menudo la gente puede aparecer por error, preguntando si el Señor Tal vive aquí o si se vende algo, etc. Otros a veces quieren vender cosas, y los mendigos pueden venir pidiendo ayuda. Si niegas el acceso y la información a esta gente, estarás evitando todo riesgo de seguridad.

Alguien quiere hacer entrega de un objeto o paquete.

El riesgo que corres con un paquete u objeto es que el contenido podría comprometer o herir al alguien (en el caso de un paquete o carta bomba). Por muy inocente que parezca, no toques o manipules un paquete o carta hasta que no hayas seguido tres simples pasos:

1. Comprueba si el destinatario a quien va dirigido está esperando el paquete. No es suficiente con que el destinatario conozca al remitente, porque la identidad de éste podría ser fácilmente falsificada. Si el destinatario no espera un paquete deberá comprobar si el supuesto remitente realmente le ha enviado algo. Si el paquete está simplemente dirigido a tu oficina, comprueba quien lo envió. Espera y discute el asunto antes de tomar una decisión final.


2. Decide si aceptar o no el paquete o la carta. Si no puedes determinar quien envió el paquete, o si tardarás en saberlo, la mejor opción es no aceptarlo, sobretodo en un entorno de riesgo medio o elevado. Siempre puedes pedir que se te entregue más tarde, o recogerlo en la oficina de correos.
3. No pierdas de vista el paquete mientras esté en el interior de la oficina. Asegúrate de que sabes en todo momento en qué lugar de la oficina se encuentra el paquete hasta que el destinatario lo haya recogido.

Durante actos o fiestas.

En estas circunstancias la norma es sencilla: No puede entrar nadie a quien no conozcas personalmente. Sólo deberían entrar los conocidos de compañeros de confianza, y sólo cuando ese compañero esté presente y pueda identificar a su invitado. Si una persona aparece afirmando conocer a alguien de la oficina que no está presente, no le dejes entrar.

Llevar un registro de llamadas y de visitas.

Es práctico mantener un registro de las llamadas de teléfono y de los números y tomar nota de la gente que visita la organización (algunas organizaciones solicitan a los visitantes nuevos la presentación de un documento de identidad y la organización registra el número del documento)

Horas extras en la oficina.

Deberían existir ciertos procedimientos para el personal que se queda haciendo trabajando fuera del horario normal. Los miembros de una organización que tengan que hacerlo deberían dar parte cada cierta hora a otro miembro designado, tener un especial cuidado al abandonar el edificio, etc.

Lista de revisión: Identificar los puntos débiles de los procedimientos de acceso

• ¿Quién tiene acceso habitual a qué zonas y por qué? Restringe el acceso a no ser que sea absolutamente necesario mantenerlo público.
• Distingue los diferentes tipos de visitantes (mensajeros, trabajadores de mantenimiento, técnicos informáticos, miembros de ONG en reuniones, VIPs, invitados a actos, etc.) y desarrolla unos procedimientos de acceso apropiados para cada uno. Todo el personal debería estar familiarizado con los diferentes procedimientos de cada tipo de visitas, y asumir la responsabilidad de llevarlos a cabo.
• ¿Tiene la visita acceso a los puntos débiles una vez dentro de la oficina? Desarrolla estrategias para evitarlo.

Lista de revisión: Acceso a las llaves

• ¿Quién tiene acceso a qué llaves y cuándo?
• ¿Dónde y cómo se guardan las llaves y sus copias correspondientes?
• ¿Hay un control de las copias de llaves que están en circulación?
• ¿Existe algún riesgo de que alguien realice una copia no autorizada de la llave?
• ¿Qué ocurre si alguien pierde una llave? Deberás cambiar la cerradura, a no ser que estés totalmente convencido de que se ha perdido accidentalmente y de que nadie puede identificar al propietario de la llave o su dirección. Recuerda que una llave puede ser robada – en un robo organizado, por ejemplo – para poder acceder a la oficina.

Todos los trabajadores tienen la obligación de actuar en relación con cualquier persona que no siga correctamente los procedimientos de acceso. Deberían también registrar en el libro de incidentes de seguridad todos los movimientos de personas o vehículos sospechosos. Esto es también aplicable a cualquier objeto situado fuera del edificio, para descartar el riesgo potencial de una bomba. Si hay una sospecha de bomba, no la ignores, no la toques, y asegúrate de contactar a la policía.

Cuando se mude a una nueva oficina, o si se han perdido o han sido robadas las llaves, es esencial cambiar como mínimo todos los cerrojos de la zona de entrada.