La supervisión o inspección regular de la seguridad de la oficina es de gran importancia, porque las situaciones y procedimientos de seguridad varían con el tiempo, como por ejemplo, cuando se deteriora el material o cuando hay una gran circulación de personal. También es importante que los empleados adopten un cierto sentido de apropiamiento de las reglas de seguridad de la oficina.

La persona responsable de la seguridad deberá llevar a cabo por lo menos una revisión de seguridad de oficina cada seis meses. Con la ayuda de la siguiente lista tan sólo le llevará una o dos horas. La persona responsable de la seguridad debe asegurarse de obtener la opinión del personal antes de escribir el informe final, y presentar entonces el informe de seguridad a la organización para que se tomen las decisiones y la acción correspondientes. Seguidamente, el informe debería ser archivado hasta la próxima revisión de seguridad.

LISTA DE REVISIÓN DE LA SEGURIDAD EN LA OFICINA

Revisión de:

Realizada por:

Fecha:

1. Contactos de emergencia:

• ¿Tienes una lista actualizada con los números de teléfono y direcciones de otras ONGs locales, hospitales de emergencia, policía, bomberos y ambulancia a mano?

2. Barreras técnicas y físicas (externas, internas e interiores):

• Comprueba el estado y el funcionamiento de las verjas/vallas, puertas que dan al edificio, ventanas, paredes y tejado.
• Comprueba el estado y funcionamiento de la iluminación externa, cámaras o vídeo-interfonos de la entrada. Comprueba los procedimientos de las llaves, incluyendo las llaves que están bajo seguridad y etiquetadas en código, asignación de responsabilidad para controlar las llaves y sus copias, y que éstas funcionen correctamente. Asegúrate de que se cambien los cerrojos cuando se pierdan o sean robadas las llaves, y que dichos incidentes sean registrados.

3. Procedimientos de acceso de las visitas y “filtros”:

• ¿Están activados los procedimientos de acceso para todo tipo de visitantes? ¿Están los empleados familiarizados con ellos?
• Revisa todos los incidentes de seguridad registrados relacionados con los procedimientos de ingreso o “filtros”.
• Pregunta a los empleados que suelen encargarse de los procedimientos de acceso si éstos funcionan correctamente, y qué mejoras son necesarias.

4. Seguridad en caso de accidentes:

• Comprueba el estado de los extintores contra incendios, de las válvulas/cañerías de gas y grifos de agua, de las conexiones eléctricas y cables y generadores de electricidad (si corresponde).

5. Responsabilidad y formación:

• ¿Se ha asignado la responsabilidad de la seguridad de oficina? ¿Es efectiva?
• ¿Existe algún programa de formación sobre la seguridad de oficina? ¿Cubre todas las áreas mencionadas en esta revisión? ¿Todos los empleados han sido formados? ¿Es la formación efectiva?